【トヨタで学んだ「紙1枚」にまとめる技術】要約まとめ

「お~い〇〇君、これどういうこと?」
「これはですね、一言でいうと、〇▲さんが反対してるけど、部長の決済はすでにとっていて、制作サイドとの話も進んでます。そのまま伝えていただければ大丈夫です。もし具体的なご意見があれば、明後日の打合わせに同席頂いてもかまいません」
「そうか、わかった」

仕事のできる人というのは、突発の場面ですぐれたコミュニケーション能力を発揮する人であると。

なるほど、すごく共感します。結局仕事を頼みやすいのは、コミュニケーションコストのかからない人なんですよね。「これをあれしといて」とか「あ・うん」の呼吸で仕事ができる気安い仲間。もちろんちゃんと仕事の結果を出してもらうのは、当たり前の話として。

そういえば楽天でしたっけ、英語が社内言語とかいって、わざわざコミュニケーションコストを高くしてる。大丈夫なのかな。日本の会社なのに。たしか外国人比率は10%だったはずです。メリット>デメリットなのかもしれませんが。なんか計り知れないメリットがあるのかなぁ・・・

ざっと1時間弱で読める本。わりと長い間ビジネス本のベスト10に君臨してました。みんなパワポが嫌いなのかなぁ、とか思ってましたが。



百聞は一見に如かず。トヨタの書類はどんな感じか以下に。

以下に読書メモを。



トヨタの書類文化

トヨタでは、業務上の書類はすべてA3またはA4の紙1枚に収める。報告書、企画書、会議資料や議事録、打ち合わせ時に使う資料、プレゼン資料、スケジュール確認用リスト、考課面談用の書類・・・どんな種類の書類も、どんなに複雑な内容の書類も、原則「紙1枚」で作っていく。ただしすべての書類を紙1枚にまとめる習慣はあっても、それを「どうやってまとめるか」というマニュアルはなかった。

3秒での決断

豊田社長は「決断は3秒以内で行う」という独自ルールをもっているそうだ。できるだけ早い決断を心がけている。これはつまり、部下の立場からすれば、それくらい短時間で決断をくだせるような「紙1枚」を、用意しなくてはいけないということ。

トヨタの1枚に共通して掲げられているテーマ

トヨタではどんな仕事でもベースに1枚の書類があり、その1枚をもとに仕事が進む。1つの案件に対して、担当者は最初に1枚をつくる。上司と打ち合わせるときは、必ずその書類を持っていき、段取りや内容を詰める。

トヨタには係長、課長、室長、部長がいて、大きな案件については、段階的にこの4人との打ち合わせが必要だ。打ち合わせのたびに1枚の内容に修正がかけられ、仕事が前進していく。

何度もそういう1枚を見ていくうちに、そこに共通のテーマが掲げられていることに気づいた。それは次の5つ。

目的、現状、課題、対策、スケジュール。

議事録も企画書も報告書も、少なくとも5つの観点から考えてまとめていけばいい。そして5つがクリアになったら、あとは行動する。そうすれば仕事は進んいく。

パソコンより、手書きがいい

アイデアを練っている段階、整理する、考える段階では、パソコンのエクセル画面より、紙に手書きしたほうが効率も良く、効果が出やすい。なぜか?

このようにアイデアを書き出してみるのがいいと。たとえば以下の表「上司がしてきそうな質問は?」

※エクセル1というのはこのフォーマットに著者がつけた名称。手書きでこれをつくる。

トッパンフォームズの行った実験によれば、パソコンの画面を見るときと紙面をみるときとでは、同じ情報でも脳の働き方が異なり、紙面を見た時ののほうが、情報を理解しようとする部位である、前頭前皮質が強く反応する。

⇒去年聴講した、富士ゼロックス研究チームの「メディアの将来」によると、紙とパソコンで文字を読むと、情報量の把握力があきらかに紙のほうが上だった。何種類かの実験をやっていて、すべての実験で紙のほうが上回ってました。



伝わる本質は山登りのようなもの

1.伝える前段階
数多くある伝えたいことを、たとえば15個⇒7個⇒3個⇒1個というふうに絞っていく。

2.人に伝える段階
まず1個に絞り込んだ頂上のメッセージから伝える。「要するに私が伝えたいことを一言でいうと・・・・」

3.説明していく段階
当然一言だけで相手にわかりやすく伝えるのは難しいので、「どういうことかという、ポイントは3つあって・・・」それでも不十分な場合は、7個、15個の段階まで下りていって、必要なキーワードを補いながら説明していく。

結局大切なものは、時間ということか。時間さえ潤沢にあれば、何時間でも相手につきあえる。たまに時間観念のない人がいて、すごい迷惑だったりする。時間泥棒は許せないですよね。

時よ なぜあなたは僕を罰する♪
時よ あなたは僕の夢を洗い流す♪
時よ なぜ僕を残して行ってしまうのか♪

1995年のベストセラー、デビュー作が1600万枚売れました。フーティ&ザブロウフィッシュでTime♪デビューアルバムは20年たっても聴きます。名作だと思う。サザン&カントリーロック系なので、日本ではほとんど売れなかったけど。

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